Scrum für Startups: Agiles Projektmanagement

Der Einsatz innovativer und agiler Projektmanagement-Prozesse und Theorien hilft jungen Gründern, ihren Startups aber auch Unternehmen schneller ihre Ziele zu erreichen. Scrum ist eine der agilen Projektmanagement-Methoden. Seit den 90er Jahren werden bereits Scrum-Projekte durchgeführt. Das Tool wird vor allem in der Bereitstellung von Software Programmen und Dienstleistungen verwendet. Doch inzwischen setzt sich das Scrum Framework in immer mehr Projekten und Bereichen, zum Beispiel im Marketing, durch.

Der Begriff selbst stammt aus dem Rugby-Sport und wird übersetzt als „Gedränge“.

Die offizielle Definition nach Ken Schwaber und Jeff Sutherland lautet: „Ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe adaptive Aufgabenstellungen angehen können und durch das sie in die Lage versetzt werden, produktiv und kreativ Produkte mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern.“

 

Wie funktioniert Scrum?

 

Die Scrum Methodologie fokussiert sich auf Exekution, Schnelligkeit und Pivots. Die Methode beruht außerdem auf der Erfahrung, dass es (vor allem in der Softwareentwicklung) Projekte gibt, die zu komplex und vielschichtig sind, um sie in einem einzigen Projektplan zu erfassen. Deshalb werden umfangreiche Aufgaben in mehrere kleine Tasks aufgeteilt. Dabei werden Aufgaben nach ihrer Relevanz priorisiert.

Ebenso wie er Build-Measure-Learn Prozess des Lean Startups ist Scrum iterativ. Durch konstante Wiederholung kann durch die Methode die Produktqualität verbessert, die Produktivität erhöht und die Zeit zum Markteintritt verkürzt werden.

Im Gegensatz zum Lean Startup legt Scrum seinen Fokus auf das Produkt selbst und nicht die Validierung der Hypothesen. Deshalb muss sichergestellt werden, dass das Produkt dem Kunden Mehrwert liefert. Mithilfe von Sprints und Sprint Reviews wird das Feedback der Stakeholder eingeholt.

In jedem Sprint wird ein spezielles Problem aus dem Produkt Backlog untersucht, um dieses entweder zu beantworten oder in weitere Fragen herunterzubrechen. Die Herausforderung der Projektmanagement-Methode ist es, die Probleme zu beantworten, indem das Produkt während des Sprints gelauncht wird.

 

 

Das Scrum Framework enthält zwar nur wenige Regeln, gibt aber drei feste Rahmenbedingungen vor. Jedes Framework enthält drei Rollen, fünf Aktivitäten, sowie die drei Arten an Artefakten.

 

Scrum Rollen

 

Die drei zu vergebenden Rollen sind der Produkt Owner, der Scrum Master und das Team.

 

Der Produkt Owner

 

Er trägt die Verantwortung und ist für die Priorisierung der Anforderungen zuständig. Die erforderlichen Produkteigenschaften werden im Product Backlog verwaltet. Gleichzeitig benötigt er ein tiefes Verständnis des Users und ist dessen Interessenvertreter. Er muss sich in den User hineinversetzen und seine Sichtweise verstehen, um ein Produkt zu entwickeln, dass der User gerne verwendet.

Der Produkt Owner ist der Kapitän des Schiffs und gibt somit die Richtung vor. Schließlich ist er derjenige, der am Ende des Projekts das Produkt und am Ende jedes Sprints die Umsetzung der Anforderungen abnimmt.

 

Der Scrum Master

 

Er ist der Projektmanager. Zum einen stellt er sicher, dass das Team alle Möglichkeiten und Ressourcen hat, um operativ und produktiv zu arbeiten. Zum anderen muss er dafür sorgen, dass das Team die knappen Deadlines einhält und schnelle Ergebnisse produziert.

Dabei agiert der Scrum Master allerdings nicht als Dompteur der sein Team herumkommandiert, sondern verwendet idealerweise den Servant Leadership Ansatz, um seine Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen

In den verschiedenen Meetings leitet er das gesamte Team durch den Prozess und funktioniert als Moderator. Eines dieser Meetings ist das Daily Stand-up. Jeden Morgen müssen die Teammitglieder diese drei Fragen des Scrum Masters beantworten:

• Woran hast du gestern gearbeitet?
• Woran wirst du heute arbeiten?
• Welche Hindernisse halten dich zurück?

 

Die Teammitglieder

 

Der Kern des Scrum Teams besteht meistens aus 5 bis 9 Individuen. Die kleinen Teams arbeiten autonom und eigenständig. Dabei können sie selbst festlegen wie genau sie ihr Ziel erreichen möchten. Die Teammitglieder können selbst entscheiden welche Scrum Tools, welche Strategie sie verwenden wollen und welche Aufgaben sie zuerst erledigen.

Von den Teammitgliedern wird kollaboratives, selbstorganisiertes und crossfunktionales Arbeiten verlangt. Aber vor allem auch, dass sie neben ihren eigenen Aufgaben auch ihren Teamkollegen helfen Hürden zu überwinden, um möglichst schnell ein versandfertiges Produkt zu entwickeln.

 

Scrum Prozess

 

Der Scrum Prozess besteht aus sich wiederholenden Sprints, also aus wertschöpfenden Projektprozessen, bei denen das Team innerhalb kurzer Zeit Anforderungen umsetzt. Einzelne Sprints dauern durchschnittlich zwei bis vier Wochen. Der gesamte Prozess wiederum baut sich zusammen aus fünf Ereignissen, welche auch Zeremonien genannt werden.

 

 

1. Sprint Planning

 

Beim Sprint Planning, bzw. bei dem dazugehörigen Meeting werden die Anforderungen festgelegt, welche in den Backlog kommen. Dabei werden die Aufgaben priorisiert und die Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder abgesprochen.

Folgende Fragen müssen im Vorfeld geklärt werden

• Was wird mit diesem Sprint erreicht?
• Durch welche Prozesse werden die jeweiligen Anforderungen erreicht?
• Welche Einträge des Product Backlogs werden abgeschlossen?

Mit diesem ca. halbtägigen Meeting beginnt der jeweilige Sprint.

 

2. Daily Scrum

 

Bei den Daily Scrums oder auch Daily Stand-ups handelt es sich, wie oben erwähnt, um tägliche, kurze Absprachen des Teams. Dadurch ist jedes Mitglied auf demselben Stand und Erfolge können der Gruppe präsentiert werden.

 

3. Sprint

 

Der Sprint ist der eigentliche Arbeitszyklus in dem die einzelnen Teilaufgaben abgearbeitet werden.

 

4. Sprint Review

 

Am Ende eines jeden Sprints findet die Review statt, um die Ergebnisse den Stakeholdern zu präsentieren und gemeinsam zu evaluieren. Die Anmerkungen und das Feedback der Sprint Review werden automatisch in den nächsten Sprint eingebaut, um das Produkt Schritt für Schritt zu verbessern.

 

5. Sprint Retrospective

 

Der fünfte und letzte Schritt des Prozesses ist die sogenannte Sprint Retrospective. Dabei blickt das Team gemeinsam auf den Sprint zurück und entwickelt Möglichkeiten um die Kooperation weiter zu verbessern.

Die Sprint Retrospective unterscheidet sich von der Sprint Review insofern, als dass bei diesem Prozess keine Stakeholder anwesend sind. Das ermöglicht offene und ehrliche Kritik zwischen den Teammitgliedern.

 

Die Artefakte

 

Die folgenden drei Artefakte erlauben es während des Sprint Prozesses die Orientierung zu behalten, organisiert zu arbeiten und die Fortschritte festzuhalten.

 

1. Product Backlog

 

Der Product Backlog wird von dem Product Owner geführt und enthält alle gesammelten Anforderungen. Der Product Backlog ist eine Art To-do-Liste für das Projekt, wobei es sich darum um keine endgültige oder umfassende List handelt. Im Laufe des Projektes werden also immer wieder neue Einträge hinzukommen ebenso wie andere, überflüssig gewordene, Einträge verschwinden werden.

Außerdem ist der Product Backlog nach Priorität der einzelnen Aufgaben geordnet. Das bedeutet jeder Eintrag wird nach seinem Nutzen für das finale Produkt sortiert, sodass keine gleichrangigen Anforderungen entstehen.

 

2. Sprint Backlog

 

Der Sprint Backlog leitet sich aus dem Product Backlog ab und enthält eine Liste an Aufgaben für den jeweiligen Sprint. Diese Aufgaben sind das Ergebnis des vorangegangenen Sprint Plannings. Um die Übersichtlichkeit während des mehrwöchigen Prozesses zu behalten, sollte der Aufgabenumfang des Backlogs nicht größer als zwei Arbeitstage sein. Dafür werden große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben unterteilt.

 

3. Product Increment

 

Das dritte und letzte Artefakt ist das Product Increment. Das Increment stellt die nächste Ausbaustufe des Produkts dar und sollte idealerweise ein lieferfähiges Produkt sein. Dabei handelt es sich also ganz einfach um die Summe aller in bisherigen Sprints erfüllten Product Backlog Elemente und muss deshalb logischerweise allen Anforderungen entsprechen.

 

Weshalb jedes Startup Team Scrum verwenden sollte

 

Sollte die flexible Projektmanagement Methode mit flachen Hierarchien noch nicht überzeugend genug sein: hier noch ein paar weitere Argumente.

Scrum zwingt das Team dazu sich Wissen in kürzester Zeit anzueignen und sofort anzuwenden. Dadurch erweitern die einzelnen Teammitglieder ihre Kompetenzhorizont und das Startup profitiert durch gesteigertes intellektuelles Kapital.

Nicht nur die Daily Sprints und regelmäßige Absprache mit Teammitgliedern wirkt motivierend: das häufige Erzielen von Ergebnissen spornen das Team weiter an. Das Herunterbrechen von komplexen Aufgaben in kleinere Schritte führt zum Feiern von täglichen kleinen Etappen-Erfolgen. Anstatt also ewig auf ein komplexes Ziel hin zu arbeiten, bekommen die Developer regelmäßig motivierende Gratifikations Erlebnisse.

Die Retrospective und Review Meetings ermöglichen ständig neue Ausrichtungen. Dank ihnen erfährt das Team aus erster Hand, noch während des Entwicklungsprozesses, wo und inwiefern Optimierungsbedarf besteht. Durch diese Evaluation wird kein Fehler zweimal begangen.

 

Wie kann man Scrum mit Lean Startup und Design Thinking kombinieren?

 

Alle drei agilen Methoden versuchen im Grunde das gleiche Mindset zu vermitteln. Es geht darum mit möglichst wenig Aufwand Annahmen zu überprüfen, User Needs zu verstehen und in kurzer Zeit ein lebensfähiges Produkt zu entwickeln. Dennoch haben alle drei unterschiedliche Fokusse.

1. Scrum hat seinen Fokus auf dem Produkt und der Kunden Perspektive.
2. Lean Startup hat seinen Fokus auf der Validierung der Hypothesen und der Entwicklung eines MVPs.
3. Design Thinking fokussiert sich auf den Menschen.

Um alle drei zu vereinen, fungiert Scrum als das Rahmenwerk, um Stakeholder in den Sprint einzubinden, durch Lean Startup werden Hypothesen validiert und mithilfe von Design Thinking werden die Bedürfnisse des Nutzers verstanden.

Während des Prozesses wird versucht in jedem Sprint die 6 Phasen des Design Thinking zu durchlaufen und eine schlanke Validierung der Hypothese(n) durch den Lean Startup Ansatz zu erreichen.

 

Fazit

 

Dank Scrum lassen sich Software Projekte schnell und effizient verwirklichen. Dem Projektteam wird eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Überprüfung der eigenen Arbeit ermöglicht. Doch nur weil die Methode durchdacht ist, bedeutet nicht dass sie begingunglos funktioniert. Ohne selbst Arbeit in die Planung hineinzustecken, das Team gut vorzubereiten und vor allem ohne qualifizierte Mitarbeiter ist das Gelingen des Sprints keine Garantie.